Kezdőlap Miért a helyit? Hogyan készült? Ki lehet tag? Katalógusaink Termelőink Partnereink Eseménynaptár Vendégkönyv Galéria, videotár Rólunk írták

Ajánlattételi felhívás - Rendezvényszervezés

MEGHÍVÁSOS ÁRAJÁNLAT KÉRÉS A HOUSES SIHU213 PROJEKT KERETÉBEN RENDEZVÉNYSZERVEZÉSI FELADATOK ELLÁTÁSÁRA

A Pannon Helyi Termék Nonprofit Kft. az INTERREG V-A Szlovénia-Magyarország Együttműködési Program keretében a "Tájházak útja" - Örökségünk a jövőnk - értékekre alapozott turizmusfejlesztés a szlovén-magyar
határrégióban című (HOUSES, SIHU213) projekt D.T1.3.4 Tájházakhoz kapcsolódó rendezvények, illetve D.C.4.4 Többnapos „alkotó” tábor szervezése és lebonyolítása céljából komplex szolgáltatást kíván igénybe venni.

A projektmegvalósítás időszaka: 2019. március 1-2021. október 31.

A Vállalkozó feladata a fentiek alapján:

I. VAS MEGYEI TÁJHÁZAKHOZ KAPCSOLÓDÓ RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSE ÉS LEBONYOLÍTÁSA

A két kiválasztott Vas megyei tájház (Hegyhátszentpéteri Tájház, Vashosszúfalui Tájház) környezetében kell megvalósítani a rendezvényeket. Résztvevők száma eseményenként min. 40 fő. Nem nagy tömegeket vonzó rendezvényeket kell szervezni, hanem meg kell tartani az események családias, bensőséges hangulatát.

Elvárt kimenet: 4 -4 esemény mindkét tájházhoz kapcsolódóan

Résztevékenységek:

I. VAS MEGYEI TÁJHÁZAKHOZ KAPCSOLÓDÓ RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSE ÉS LEBONYOLÍTÁSA

A két kiválasztott Vas megyei tájház (Hegyhátszentpéteri Tájház, Vashosszúfalui Tájház) környezetében kell megvalósítani a rendezvényeket. Résztvevők száma eseményenként min. 40 fő. Nem nagy tömegeket vonzó rendezvényeket kell szervezni, hanem meg kell tartani az események családias, bensőséges hangulatát.

Elvárt kimenet: 4 -4 esemény mindkét tájházhoz kapcsolódóan

Résztevékenységek:

1. RENDEZVÉNY ELŐKÉSZÍTÉSE

Előzetes egyeztetés a Megrendelővel a rendezvények időpontjáról, helyszínéről és programjáról min. 1 alkalommal. A Vállalkozó a megbeszélésről jelenléti ívet vezet, illetve rövid emlékeztetőt készít.
Forgatókönyv készítése
Meghívó vagy plakát készítése elektronikus formában szlovén és magyar nyelven
Szórólap (min. 100 db), plakát nyomtatása (min. 5 db) a rendezvény szállodai népszerűsítéséhez (magyar nyelven)
Helyszín előkészítése (pl. sörpadok, sátrak kihelyezése, programelemek helyszíneinek kialakítása, áramellátás biztosítása, szemét összegyűjtése, stb.)
Helyi termék kóstoló biztosítása min. 40 fő részére térségi termelők termékeiből összeállítva
Min. 1 kézműves foglalkozás/mesterségbemutató a tájházakhoz kapcsolódó tematikával min. 3 óra időtartamban. Az elkészített tárgyak, eredmények hazavihetőek.
Min. 1 vezetett program a tájházban vagy a környezetében min. 1 óra időtartamban.
Kapcsolattartás a szolgáltatókkal és a Megrendelővel, előzetes szervezési feladatok ellátása

2. RENDEZVÉNY LEBONYOLÍTÁSA

Jelenléti ív vezetése
Fotódokumentáció készítése
A rendezvényről értékelő lap kitöltetése a helyszínen, min. 30 fővel
A rendezvény teljeskörű koordinációja a helyszínen min. 1 fő szervező személyes jelenlétének biztosításával

3. RENDEZVÉNY UTÁNI FELADATOK

Helyszín rendezése (a kihelyezett sörpadok, sátrak, egyéb tárgyak lebontása, elszállítása, helyszínek visszarendezése, szemétszedés, stb.)
Emlékeztető készítése
Fotóválogatás összeállítása
A rendezvény közös kiértékelése a Megrendelővel, melyről a Vállalkozó jelenléti ívet vezet, továbbá az értékelő lapok rövid, írásos elemzése

II. KIÉRTÉKELŐ ONLINE MŰHELYMUNKÁK

A rendezvényt minden esetben kiértékelő műhelymunka kíséri, mely megszervezhető a rendezvény napjától számított max. 21 napon belül.
A műhelymunka lebonyolítási módja: online. Az időpontot előzetesen egyeztetni kell az Ajánlatkérővel.
Résztvevők tervezett száma: min. 3 fő szakértő (szlovén és magyar résztvevők egyaránt, például projektpartnerek, tájházak képviselői, stb.)
A meghívottak körét az Ajánlatkérővel előzetesen egyeztetni szükséges.
Ellátandó feladatok:

szlovén-magyar konszekutív tolmácsolás biztosítása
meghívó készítése szlovén-magyar nyelven
emlékeztető készítése az elhangzott kiértékelésről

Elvárt kimenet: összesen 8 online műhelymunka megvalósítása

III. ALKOTÓTÁBOR SZERVEZÉSE ÉS LEBONYOLÍTÁSA

Min. 12 fő fiatal részvételével alkotótábor szervezése az egyik Vas megyei tájház közvetlen környezetében. A tábor célja alkotó tevékenység, mely a tájház felújítását, szépítését, fejlesztését szolgálja. Tolmácsolást a Vállalkozó nem köteles biztosítani. A táborlakók elszállásolásáról a Megrendelő gondoskodik.
A tábor időtartama: 2021. augusztus 9-13.

Feladatok részletesen:

5 napra min. napi 3-szori étkezés biztosítása, ebből legalább napi egyszer melegétel biztosítása
Min. 1 fő táborvezető biztosítása 5 napra
Táborvezető asszisztens 5 napra
Alapanyagok biztosítása tábori munkához
Interaktív, szórakoztató, közösségi programok szervezése, min. napi 1 alkalommal
Min. 1 alkalommal kirándulás szervezése a környékre
Fotódokumentáció készítése a teljes eseményről
Emlékeztető készítése
Kisfilm készítése a tábori életről a résztvevőkkel közösen (min. 5 perc) jogtiszta, szabadon felhasználható zenei aláfestéssel, szöveg nélkül, 1 db
Az esemény közös kiértékelése a Megrendelővel. Továbbviteli lehetőségek megvitatása, javaslattétel.
Forgatókönyv készítése
Egységes tábori póló és baseball sapka készítése a résztvevőknek és a közreműködőknek a projekt kötelező arculati elemeivel
Tábori programok előzetes egyeztetése. A Vállalkozó a megbeszélésről jelenléti ívet vezet, illetve rövid emlékeztetőt készít.
Táborhelyszín előkészítése és visszarendezése (sátrak, sörpadok, kényelmi eszközök, étkezéshez, higiéniához szükséges eszközök, stb.)

Az Ajánlattevőnek a dokumentumok elkészítése során az INTERREG V-A Szlovénia-Magyarország Együttműködési Program kötelező arculati elemeit alkalmaznia kell (az arculati elemeket az Ajánlatkérő bocsátja az Ajánlattevő rendelkezésére).

Feladat ellátásának időtartama: szerződéskötéstől 2021.10.28-ig

Az árajánlat benyújtásának helye, határideje, formája:
Ajánlattételi határidő: 2021. június 10. (csütörtök) 16:00 óra.

A felhívás és az ajánlati nyilatkozat itt érhető el.

Hírlevél